外贸开发信的格式及注意事项

开发信的格式
开发信首先要说明获得客户联系方式的途径,以免唐突,如“有幸在xx展会上得到您的名片”“经同行介绍”“在xx网站上看到您的求购信息”等;接下来简要介绍一下自己的情况,包括公司规模、成立时间(国际贸易商青睐成立时间较早的企业,觉得信用度较高)、自身产品特别是主打产品的简介、对双方合作的诚意以及联系方式等。
需要注意的是,开发信应言之有物,凸显公司与产品的优势,提高吸引力,但也不宜太过详细,长篇大论。开发信的目的是引起客户的注意和兴趣,吸引客户与你联系。因此,写开发信时要有收有放,有所保留,具体情况待客户与你联系后再详谈。下面是- -份开发信的范本,供读者参考。
开发信范本
Dear Mr. Steven Hans,
We got your name and E -mail address from your trade lead on www.wxx86.cn that you are in the market for ball pens. We would like to introduce you our company and products to hope that we may buiId business cooperation in the future.
We are a factory specializing in the manufacture and export of ball pens for more than six years. We have profuse designs with high quality grade and expressly our pr ices are very competitive. You are we Icome to visit our website http://www.wxx86.cn which includes our company profile, history and something latest designs.
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As a very active manufacturer we develop new designs nearly every month. If you have an interest in it, we will be glad to offer details
to you.
Best regards,
Xiao Wang
业务人员应切记,开发信要自己写,而不要照抄书上或者网上固定的范文。雷同的文字只会让客户反感。况且产品种类不同,写法也不一样。如果销售的是工艺品、日用消费品或时尚产品等,不妨写得轻松活泼一些,而如果销售的是阀门,那么还是严谨专业一些比较好。

开发信写作的注意事项
(1) 业务人员在写开发信之前一定要弄清自己的产品是否正是客户需要的,以及客户的规模是怎样的。要结合自己的产品优势和特点,分析客户情况,确定自己的客户群。
发邮件要有针对性,哪怕一天只发十几封,甚至是几封,效果都要好过没有针对性地发上几百封。
(2)为表达诚意,开发信不宜千篇- -律,应该根据客户的规模、国籍不同略做调整,在信件适当的地方自然地提一下客户的公司名字,暗示这封开发信是专门写给该公司的,而不是草率的广告。这些小技巧虽然不起眼,但颇能给客户以好感。
(3)少用主动语态,多用被动语态。尽量用被动语态写邮件,少出现“We”“I”这种主语。因为很多外国企业注重客观性,用被动语态来说明或解释事实的情况比较多。
(4)开发信的正文中最好不要带网址和容易被拦截的关键词。随着反垃圾邮件系统的完善,邮件拦截的关键词库已经很庞大了,所以开发信里面少用“Low price” “price“ “free”等词汇。

开发信的发送与跟踪
(1)发送开发信时最好计算好我国与客户所在地的时差,在客户上班或即将上班的时候发给客户,这样客户读到开发信并回复的概率会大大提高。
(2)对发过开发信的客户信息一定要记录、整理,对读取邮件并回复的客户实行重点跟进,对没有回复开发信的客户要了解清楚没有回复的原因。
(3)开发信不仅要发送,还要定期跟踪,如果客户有回复,根据其回复继续跟踪,如果客户没有反馈,则需要业务人员思考与分析,选择放弃或者继续,如果选择继续,则需要保持至少两周一次更换交流内容的跟踪,继续与客户保持持续的邮件交流。
在开发信发出后,不断地跟踪客户也很重要。即使客户现在没有购买意向,但是因为你经常与其交流,客户会对你有很深的印象,一旦他有购买同类产品的需求,便会第一时间想到你。就算客户没有意向购买,他也会将你和你的产品推荐给他的朋友。